一、会议室管理
会议室包括行政楼三层第一、第二会议室,统一由院长办公室负责管理。
二、使用范围
会议室主要用于学校领导和机关各部处召开全校性会议以及领导接待内、外宾使用。
三、优先使用原则
1、内宾礼让外宾，外事接待工作优先使用和选择会议室。
2、保证《天津体育学院每周重要会议表》（以下简称会议表）上安排的全校性会议。
3、在保证以上两点的情况下，安排领导和各部处召开未上《会议表》的会议和接待工作。
4、休息时间使用会议室须在工作日登记。
四、管理职责
1、负责维修、保养、清洁会议室及室内设备（包括物品）。
2、负责安排《会议表》外的会议室使用工作（《会议表》由两办提供）。 注：会议室开会前、会中、会后的服务工作（包括开门、打水、倒茶[茶叶由会议主办单位提供]及提前开启空调等）由后勤集团服务组负责。
机要工作规范
机要工作是保密性强的、非常重要的工作。我校行政机要的信件主要是经天津市机要局发往其它区域的信件。
一、 需由机要局发送的信件范围主要包括：
1、学校重要文件、信件、材料。
2、人事档案及毕业生档案。
二、 机要信件投递程序：
1、凡需要发机要信件的部门，应提前与院办联系具体发送的时间，填写机要投递单一式二联
（由具体的发送单位填写）由本部门发送，如果需院办发送的可直接与院办联系。
2、签收后的联单存根，根据机要局规定，保留一年半后，即可销毁。
3、投递发送邮费，由信件所属部门负责。
值班工作规范
一、 值班工作内容及要求
办公室作为学校的窗口单位，要充分做到服务于教师，要保证无节假日工作，工作值班内容主要包括接听电话、来访接待、开具介绍信、安排临时用车、用餐、安全防火以及突发事件和领导交办的其他工作等。
1、电话
（一）普通电话：电话是上级部门、兄弟单位以及校内其他单位与院办公室联系的重要手段，接听电话要求值班人员准确了解来电人意图，认真记录，耐心细致的给予答复。
（二）要电话：对于上级单位的一些重要电话要进行电话记录，呈报院办主任阅示，对于急件、急事必须马上做出处理，并将办理情况记录附后。
2、来访接待
对于通过电话来访的单位或个人，要求值班人员应耐心的给予解答，仔细记录群众反映的问题，并将情况及时反映给信访主管人员；
对于亲自上访的群众，值班人员应热情接待，仔细了解群众所反映的情况，做好记录，并将情况及时反映给信访主管人员。
3、开具介绍信
（一）凡开具“天津体育学院介绍信”必须持本人所在院（处）级单位领导签字同意并加盖公章的介绍信，开信后请将介绍信粘贴在存根处以备留查；
4、处理信件
值班人员要及时处理电报、文件、通知及外文信件等事项，收到急件、重要信件应及时与收件人联系或与院办主任联系。
5、突发事件
在值班期间，有任何突发事件，值班人员应及时和院办主任联系，做好各项工作。
6、领导交办的其他任务
做好领导及时交办的其他任务，并及时反馈办理情况。
二、值班工作程序
1、日常休息日工作值班
日常休息日为保证学校其他部门一些应急需要，院办安排日常休息日工作值班，值班人员应严格按照值班工作要求，坚守岗位、认真负责，不得擅自职守。
2、节假日值班工作程序
（一）每次放长假和放寒假、暑假之前，学院召开会议，布置工作要求，传达上级有关通知文件，节假日值班工作要求和“节假日值班表”。
（二）节假日保证24小时值班
白天（8：00-18：00）由办公室安排，夜间（18：00-次日8：00）由值班室负责。
（三）学校各单位于放假前两天将节假日值班表报院长办公室。
（四）院长办公室于放假前四天将综合值班表、领导带班表报市委、教育部等上级单位。
（五）节前，各单位行政主管要对本单位安全工作做一次检查。节假日期间，各单位党政主要负责人要高度重视，确保政治稳定、社会安定，要把节前的全面检查和节假日期间的防范措施有机结合起来，强化责任，严防各类重大生产事故和人身伤亡事故的发生。
（六）严格领导带班制度。带班领导在值班期间不得外出参加活动。本单位发生的重大问题要亲自处理。
（七）认真执行信息报送制度。节假日期间发生重大事故和突发事件，各单位要迅速处理，并及时向院长办公室报送信息，要确保联络渠道的畅通和信息报送的及时、准确。
