第一条 为加强我院文献采购工作的管理，规范文献采购行为，防止违法违纪行为的发生，根据《教育部办公厅关于加强各级各类高等学校教材和图书采购管理工作的通知》精神[教办厅（2006）11号]，结合我院的具体情况，制定本办法。
第二条 图书馆文献和全院教材的采购工作由图书馆负责；教学系部和研究机构及其资料室的文献采购工作由相应的教学系部或研究机构负责。负有采购职责的上述单位称为文献采购单位。
第三条 我院文献采购单位进行教材、图书、报刊及电子文献（含光盘版、网络版电子文献）的采购，适用本办法。其他单位或部门采购文献，参照本办法执行。
第四条 图书馆负责对其他单位的文献采购工作进行指导，制定《文献采购登记总帐》范本。
第五条 教学系部使用教材（含外购教材、自编教材与讲义、复印教材），应在上一学期末两周前，由任课教师开列书目，经教研室同意，教学系部批准，报教务处审核备案。图书馆根据教学系部批准并经教务处审核备案的教材清单按文献采购程序执行采购。
第六条 采购文献选择的文献经销商，应经新闻出版部门批准，具有图书批发销售合法资质。文献采购单位应综合考察其规模、出版社覆盖率、文献订到率以及有关服务措施是否完备，并考虑经销商明示的“折扣率”是否合理。
第七条 根据经费投入情况的不同，文献采购分别采用以下方式选择文献经销商：
（一）招标或议标。凡投入同一经销商年度经费在十万元以上或的，实行招标或议标办法选择主渠道经销商。招标或议标工作由分管院领导主持，图书馆馆长、其他文献采购单位负责人、院监察室、院物资管理部门等有关人员参加。
文献采购的招标、议标工作一般每年举行一次，院物资管理部门负责招标、议标业务工作的具体组织。
（二）会商。凡投入同一经销商的年度经费低于十万元的，实行会商办法选择主渠道经销商和零散渠道的少量文献经销商。
一个文献采购单位采购文献的会商或两个以上单位联合采购文献的会商，由文献采购单位负责人负责或共同负责，并组织有关人员参加。
第八条 文献采购单位要加强文献采购文件的管理。文献采购文件包括：标书；会商形成的合同或协议；指定教材、自编教材与讲义的采购批件等。
中标经销商的标书正本由院物资管理部门存档，文献采购单位保留其副本作为操作依据并存档。
会商形成的文件，由文献采购单位保留正本作为操作依据并存档。
第九条 文献采购单位必须建立《文献采购登记总帐》，认真执行采购交易登记制度。《文献采购登记总帐》由文献采购单位指定专人管理并妥善保管。
《文献采购登记总帐》包括采购日期、经销商名称、文献采购种数、册数、购置款总额、折扣率、折扣数额、折扣返还方式等内容，并由采购人员和文献采购单位负责人签字。
同经销商交易一旦结算，采购人员应及时在《文献采购登记总帐》进行交易情况登记。文献采购单位负责人应根据招标、议标或会商文件，对文献验收情况进行核查，尔后方可在《文献采购登记总帐》和报销发票上签字。
第十条 对文献采购中有折扣交易的，按以下办法处理：
（一）文献采购单位原则上应要求经销商按照“实洋”方式进行结算，并要求经销商在交易发票注明。
（二）对暂不能按“实洋”结算的交易，文献采购单位应责成经销商将折扣款直接转入学院财务处，纳入文献采购单位帐目。
（三）对经销商坚持返还折扣现金的交易，采购人员应及时向本单位报告情况，如数上缴院财务处，纳入文献采购单位帐目。
第十一条 采购的文献系学院固定资产，文献采购单位必须配备专门人员进行管理，建立文献资产登记帐目，制定借阅规章制度，履行借阅手续，防止文献资产流失。
第十二条 文献采购单位和有关人员必须贯彻执行国家和学校的相关规定，严格依法履行采购职责。任何单位和个人不得向经销商索要回扣或在帐外暗中收受回扣，严禁截留、挪用、私分折扣款。对违反规定者要追究相关责任。
第十三条 文献采购单位负责人对本单位文献采购工作全面负责。学院和文献采购单位应加强对文献采购与管理人员的教育和管理，认真核查交易执行情况，定期组织人员对《文献采购登记总帐》、《折扣款登记帐目》进行检查，及时避免和纠正出现的问题。
院监察室和相关部门对文献采购单位执行本办法的情况进行监督和检查。
第十四条 本办法自发布之日起执行。