为了更好地加强学生档案管理，切实维护学生档案的完整性和真实性，提高学生档案的利用效率，充分发挥学生档案在学生管理工作中的作用，特制定招生部门与相关系部考生档案交接管理规定。
一、考生档案分类
根据我院招生类别分为高等学校全国统一考试招生（简称统招生）和国家体育总局运动训练、民族传统体育招生考试（简称单招生）两种。考生档案分别按照不同类别的具体情况分类管理。
二、考生档案内容与接交办法
（一）考生档案内容与提交方式
1、统招生档案：为原始高中阶段档案。凡是省市招生部门统一邮寄的由招生办公室转交各系部；凡是考生所在省份要求考生自带档案的由考生本人直接交于系部。
2、单招考生档案：分为原始高中阶段档案和单招报名材料两部分(单招报名材料包括学生学历证明、运动员等级证书、比赛成绩册、比赛秩序册、身份证复印件、报名表和体检表) 。高中阶段档由学生原单位密封后自带，直接交与各系部，单招报名材料由招生办转交给各系部。
三、新生档案移交办法
1、新生入学注册取得学籍后，招生办按上述要求将相关部分学生档案转交各系部。
2、各系部按录取名单核对无误后，取走学生档案，核实后办理相应的移交手续。
3、新生入学后档案未到的，由系部主管负责人告之招生办，统招生由招生办向生源省市招办了解信息或索要。单招生高中阶段档案未上交系部及本人档案材料不全（含党、团材料），由系部负责通知学生，学生本人向所在单位索取。
四、考生档案管理要求
1招生办公室要及时将报到注册的统招生学生档案转交相关系部，对未报到注册的考生档案按有关规定及时退回考生所在省份。
2、对未报到注册的单招考生档案，有关系部应及时退回招生办公室。所有未录取、未报到的单招考生档案由招生办公室保存。考生可自行办理索回手续。
3、各类考生档案应有专人、专柜按照档案保管和保密规定予以保管，防止档案丢失等破损等问题发生现象，确保学生档案管理准确无误。

 

天津体院招生办公室
2005年7月1日